Proje Yaşam Döngüsü Aşamaları

Ne tür bir proje planlıyor olursanız olun, her proje aynı aşamalardan geçer. Her proje kendine özgü süreç ve görevler dizisi gerektirse de benzer bir çerçeveyi takip eder. Her zaman başlangıç, gelişme ve bitiş aşamaları vardır. Buna proje yaşam döngüsü adı verilir. Proje yaşam döngüsü, öngörülebilirlik sağlar ve proje yöneticisine farklı aşamalardaki görevlerin üstesinden gelmesi için yol gösterir.

Başlangıç Aşaması

Başlangıç ​​aşaması proje yaşam döngüsünün ilk aşamasıdır. Bu aşamanın amacı, projeyi tanımlamak, bir iş gerekçesi geliştirmek ve onaylatmaktır. Bu süre zarfında proje yöneticisi bir fizibilite çalışması yapabilir, kilit paydaşları belirleyebilir ve proje yöntemi araçlarına karar verebilir. Bu aşamanın sonunda, proje yöneticisi projenin amacı, hedefleri, gereksinimleri ve riskleri hakkında tüm bilgiye sahip hale gelmelidir.

Planlama Aşaması

Planlama aşaması, tüm ekibin izleyebileceği bir yol haritası oluşturmak için kritik öneme sahiptir. Bu nokta, belirlenen gereksinimleri karşılamak için tüm ayrıntıların ve hedeflerin ana hatlarıyla verildiği yerdir. Proje yöneticileri bu aşamada;

• Proje planı oluştur.
• Kaynak planı geliştirir.
• Hedefleri ve performans ölçütlerini tanımlar.
• Rol ve sorumlulukları ekip üyelerine iletir.
• İş akışlarını oluştur.
• Riskleri tahmin eder ve acil durum planları oluşturur.

Yürütme Aşaması

Yürütme aşaması, projenin büyük kısmının gerçekleştiği noktadır. Genellikle proje yöneticisinin proje hedeflerini ilgili tüm paydaşlara ana hatlarıyla belirttiği bir proje başlangıç ​​toplantısı ile başlar. Başlangıç toplantısında;

• Tanıtımlar: Proje içindeki roller tanıtılır.
• Proje geçmişi: Projenin gerekçesi be hedefleri açıklanır.
• Proje kapsamı: Projenin kapsamı ve ne tür bir çalışmanın söz konusu olacağı aktarılır.
• Proje planı: Yol haritası açıklanır.
• İletişim: Kullanılacak iletişim kanalları belirlenir, toplantı ve raporların zaman aralıkları atanır.
• Araçlar: Projeyi tamamlamak için kullanılacak araçlar tanıtılır.
• Sonraki adımlar: Tamamlanması gereken öncelikli eylemler belirlenir.

Kontrol ve İzleme Aşaması

Bu aşama, yürütme aşamasıyla eş zamanlı olarak gerçekleşir. Proje ilerledikçe, proje yöneticisi tüm süreçlerin sorunsuz bir şekilde doğru işlediğinden emin olmalıdır. Öngörülemeyen koşullar veya yön değişikliği nedeniyle proje planında ayarlamalar yapılması gerekiyorsa bu aşamada gerçekleştirilir. Kontrol ve izleme aşamasında, proje yöneticileri;

• Kaynakları yönetmek,
• Proje performansını takip etmek,
• Risk yönetimi,
• Durum toplantıları ve raporları düzenlemek,
• Proje zamanlamasını güncellemek,
• Gerekli durumlarda proje planını değiştirmekten sorunludur.

Proje Kapanış Aşaması

Kapanış aşaması, proje yönetimi yaşam döngüsünde kritik bir adımdır. Projenin resmi olarak sona erdiğini bildirir ve çıktıların üzerinde düşünme, tamamlama ve düzenleme için bir süre sağlar. Proje yöneticisi bu aşamada;

• Tüm süreçlerin envanterini çıkarır.
• Projeyi, projenin günlük operasyonlarını yönetecek olan müşteriye veya ekibe teslim eder.
• Projeden öğrenilenleri tartışmak ve belgelemek için bir toplantı gerçekleştirir.
• Tüm proje belgelerini bir arada tutar.
• Projenin başarısını paydaşlara ve yöneticilere iletir.
• Projenin tamamlanmasını kutlar ve ekip üyelerini takdir eder.

(Kaynak)